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傳統(tǒng)檔案管理“難題”
檔案原件的頻繁借閱調(diào)用,使其面臨“消耗性”損壞的困境
由于檔案資料的累積,特別是在針對大容量檔案庫的情形下,工作效率和精確度大打折扣
傳統(tǒng)檔案管理以及借閱受制于地域限制,無法滿足跨區(qū)域異地檔案申請檢索、查閱、調(diào)用功能。
系統(tǒng)簡介
為了減少重復(fù)勞動工作量,全程有效管理、控制單位各門類檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用、銷毀等各環(huán)節(jié),在確保安全的前提下,最大程度地實現(xiàn)各類檔案信息的跨部門的資源共享,為決策層提供及時、準(zhǔn)確的專題檔案匯編。
以用戶需求為導(dǎo)向,嚴格按照國家檔案建設(shè)規(guī)范,由勝者唯團隊自主設(shè)計研發(fā),通過強大的檔案自定義、工作流引擎、檢索利用等功能,對檔案的收集、整理、移交、歸檔、統(tǒng)計和利用等全生命周期的信息化管理,實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式,以滿足各類企業(yè)和政府部門的實際功能需求。
系統(tǒng)架構(gòu)
檔案收集
檔案管理
檔案利用
系統(tǒng)管理
數(shù)據(jù)接口
集成開放API,可實現(xiàn)OA、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)在線自動歸檔
圖像掃描
融入OCR識別技術(shù),支持文檔、圖片文字識別提取
文件收集
支持在線收集、離線采集、接口采集、單個或批量接收等多種收集方式
立案歸檔
具備自動排序、編號、組卷、裝盒等功能,檔案整理過程自動化
檔案統(tǒng)計
提供各種統(tǒng)計報表,方便對文件檔案管理工作的監(jiān)控、評估和管理
檔案編研
編研利用、編研管理
檔案鑒定
價值鑒定、密級鑒定、拆卷鑒定、銷毀鑒定、保管期限鑒定
檔案檢索
下設(shè)直接檢索、復(fù)合檢索、跨庫檢索、關(guān)鍵詞檢索、模糊檢索、遞進檢索、條形碼檢索、自定義定制檢索,讓檢索更精準(zhǔn)
查、借閱檔案
借閱登記、借閱日志、自動催還等全面的借閱流程
多維度可視化數(shù)據(jù)報表
自定義報表設(shè)置,跟蹤并全局掌握檔案整體利用狀況
水印設(shè)置
支持添加PDF水印,防止二次利用,保障檔案安全
權(quán)限管理
針對用戶、部門、檔案門類以及系統(tǒng)功能進行細膩的權(quán)限控制,三權(quán)分立,合理分配權(quán)限,避免管理漏洞,加強檔案管理的安全性
日志管理
設(shè)備遠程控制, 實名制記錄操作日志, 操作權(quán)限統(tǒng)一分配,可以根據(jù)操作員、文檔編號、文檔名稱、日期等信息進行搜索操作信息
備份管理
使用智能的安全算法、數(shù)據(jù)加密技術(shù),信息防擴散,提供嚴密的備份、恢復(fù)機制,防止檔案丟失
審計管理
目錄審計、數(shù)據(jù)審計,實時監(jiān)控信息動態(tài)
脫敏模塊
數(shù)據(jù)脫敏、附件脫敏,防止敏感信息外泄
功能優(yōu)勢
應(yīng)用場景
高等院校
政府機關(guān)
科研院所
合作案例